Выставка — это дедлайн, который нельзя подвинуть. Площадка откроется в назначенный день независимо от того, готовы вы или нет. Поэтому подготовка считается не «сколько нужно времени», а обратным отсчётом от даты монтажа.
Полгода до выставки: место и бюджет
На этом этапе решаются вещи, которые потом изменить нельзя или очень дорого.
- Бронирование площади и выбор типа места.
- Утверждение бюджета целиком, а не только строительства.
- Постановка задачи: зачем вы едете и что считаете успехом.
Последний пункт выглядит необязательным, но именно он определяет проект. Стенд под сбор контактов и стенд под переговоры с пятью крупными клиентами устроены по-разному: у первого важна пропускная способность, у второго — закрытая переговорная зона.
Три-четыре месяца: проект
Время дизайна и конструктива. Здесь появляются чертежи, визуализации и первая точная смета.
- Бриф и зонирование.
- Концепция и визуализация.
- Рабочая документация и расчёт нагрузок.
- Подача проекта на согласование площадке.
Два месяца: производство и документы
Параллельно идут две дорожки, и обе критичны.
| Производство | Документы |
|---|---|
| Изготовление конструктива | Заявки на электричество и воду |
| Печать графики | Пропуска на монтаж и въезд |
| Сборка на площадке производителя | Внесение в каталог участников |
Проект, который не согласован с площадкой, не существует. Он существует только в вашей папке — и в день монтажа выясняется, что подвес нельзя, высота больше разрешённой, а материал отделки не проходит по пожарным требованиям.Марина Лист, менеджер выставочных проектов
Последний месяц и монтажная неделя
Здесь уже ничего не проектируют — только доводят и проверяют.
- Контрольная сборка у производителя: стенд собирают целиком, чтобы на площадке не выяснять, что деталь не подходит.
- Логистика: маршрут, время подачи машины, разгрузка.
- Комплектация: мебель, техника, полиграфия, форма стендистов.
- Брифинг команды: кто на стенде, что говорит, как фиксирует контакты.
Демонтаж планируется тогда же, когда монтаж. Площадка даёт ограниченное окно, и стенд, который некому разобрать и некуда увезти, превращается в штраф.
